Mit ArciSoft verwalten Sie physische Akten, Archivobjekte, Ordner und weitere Bestände zentral, browserbasiert und nachvollziehbar. Die Objekte und deren Informationen sind von der Erfassung und Einlagerung über Recherche, Anforderung, Ausleihe und Rückgabe bis zur Aussonderung und Löschung jederzeit verfügbar. Status, Standort, Historie und Berechtigungen bleiben transparent nachvollziehbar.
ArciSoft ermöglicht die Verwaltung mehrerer Archive, Lagerorte und Lagerstrukturen. Durch die Unterstützung flexibler Lagerorganisation können vorhandene Lagerflächen effizient genutzt werden.
Das Recherche- und Anforderungssystem ist benutzerfreundlich. Digitale Dateien können optional Akten zugeordnet werden. E-Mail-Benachrichtigungen und das optionale Hintergrundmodul ArciWatcher unterstützen den Aktenworkflow, z. B. durch Erinnerungen bei überfälligen Rückgaben.
Rollen und Berechtigungen können kundenspezifisch definiert werden. Je nach Projekt kann die Anmeldung über lokale Benutzer, Active Directory, OAuth 2.0 oder Microsoft Entra ID erfolgen.

ArciSoft bietet webbasierte Recherche und Anforderung, nachvollziehbare Akten-Historien, Reports, Barcodefunktionen, E-Mail-Benachrichtigungen sowie optionale Erweiterungen wie ArciMobil, ArciWatcher, Audit, Mandantenfähigkeit und digitale Dateien zu Akten.
Über Import- und Exportfunktionen sowie projektbezogene Schnittstellen kann ArciSoft in vorhandene Datenbestände und Fachsysteme eingebunden werden. Die Lösung kann bei Bedarf an kundenspezifische Rollen, Berechtigungen, Feldbezeichnungen, Pflichtfelder und Prozesse angepasst werden.
Die Anwendung wird zentral auf einem Windows-Server in Ihrer bestehenden Infrastruktur betrieben. Anwender greifen über einen aktuellen Webbrowser auf ArciSoft zu. Dadurch entfallen aufwändige lokale Client-Installationen.
Der Zugriff kann innerhalb des Netzwerks oder, je nach Kundenumgebung, sicher verschlüsselt über HTTPS erfolgen.

ArciSoft vereint zentrale Funktionen einer effizienten und sicheren Archiv- und Aktenverwaltung.
Die Anwendung ist modular aufgebaut. Funktionen, Bezeichnungen, Rollen und Berechtigungen können an kundenspezifische Anforderungen angepasst werden.
Grundsätzlich können unterschiedliche Objektarten, Archive, Lagerorte und Organisationsstrukturen verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt rollen- und berechtigungsgesteuert.
Das System unterstützt unter anderem folgende Funktionen:

• Akten- und Objektverwaltung
• Aktenklassifizierung
• Aufbewahrungsfristen
• Benutzer, Rollen und Berechtigungen
• Barcodeerstellung und Etikettendruck
• Kunden, Organisationseinheiten oder Unternehmensbereiche
• Archive und Lagerorte
• Einlagerung
• Recherche und Anforderung
• Anforderungsverwaltung
• Ausgabe, Rückgabe und Wiedereinlagerung
• Status, Protokoll und Historie
• Statistiken, Reports und Listen
• Aussonderungsliste und Löschprozesse
• E-Mail-Benachrichtigungen
• Import- und Exportfunktionen

Optional verfügbar:

• ArciMobil für mobile Prozesse
• ArciWatcher zur Fristenüberwachung
• Digitale Dateien zu Akten
• Mandantenfähigkeit
• Audit-Funktionen
• DSGVO-Anonymisierung
• Mehrsprachigkeit
• Aktenrücken
• Active Directory / OAuth 2.0 / Microsoft Entra ID
• Datenimport und Datenexport
• Anbindung an bestehende Daten- und Fachsysteme

Detaillierte Beschreibungen finden Sie unter den jeweiligen Menüs und in den Downloads. Bei Fragen nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

ArciSoft ist eine browserbasierte Anwendung zur Verwaltung physischer Akten, Archivobjekte, Ordner und weiterer Bestände in Büros, Lagern und Archiven von Banken, Kanzleien, Unternehmen, Dienstleistern und Verwaltungen.
Mit ArciSoft sind Akteninformationen von der Erfassung und Einlagerung über Recherche, Anforderung, Ausleihe und Rückgabe bis zur Aussonderung und Löschung nachvollziehbar verfügbar. Statusänderungen, Bewegungen und wichtige Aktionen können historisiert und ausgewertet werden.

Das Recherche- und Anforderungssystem ist benutzerfreundlich. E-Mail-Benachrichtigungen und das optionale Modul ArciWatcher unterstützen den Aktenworkflow, z. B. bei Anforderungen, Rückgaben oder überfälligen Fristen. Rollen und Berechtigungen können kundenspezifisch definiert werden.
ArciSoft bietet Barcodeunterstützung für Akten und Lagerorte. Digitale Dateien können optional Akten zugeordnet werden. Vorhandene Lagerstrukturen lassen sich abbilden und die Lagerplatznutzung kann gezielt unterstützt werden.

Beim Anlegen von Akten und Lagerorten können Sie mit den integrierten Barcodefunktionen Etiketten erzeugen und drucken. Die robusten Aufkleber werden, in beliebigen Formaten (auch als Aktenrücken), auf den Akten bzw. Kartons und an den Lagerorten angebracht und machen diese eindeutig identifizierbar. Mit einem einfachen Scan werden die Akten und Lagerorte miteinander verknüpft.
Die Scanvorgänge können mit einem mobilen Gerät oder einem USB-Handscanner durchgeführt werden.

Ein Label enthält den Strichcode und die wichtigsten Informationen in Klarschrift. So können Sie beispielsweise die Nummer, die Bezeichnung und das Vernichtungsdatum der Akte sichten. Ein Scan des Barcodes ruft den Datensatz der Akte mit allen Informationen auf.
So wissen Sie jederzeit, wo sich welche Akte befindet.

Mit ArciMobil können mobile Archivprozesse direkt am Lagerort unterstützt werden. Akten- und Lagerort-Barcodes können mobil erfasst und für Einlagerungs-, Umlagerungs- oder Prüfprozesse genutzt werden.

Je nach Betriebsart kommuniziert die mobile Anwendung online über den integrierten Webservice/API mit ArciSoft oder erfasst Daten offline zur späteren Verarbeitung.

Im Online-Betrieb werden mobile Aktionen direkt an ArciSoft übertragen und zentral verarbeitet. Im Offline-Betrieb können Scans lokal gesammelt und anschließend weiterverarbeitet werden.
So lassen sich mobile Arbeitsschritte im Archiv flexibel an die vorhandene Infrastruktur, Netzwerkabdeckung und Sicherheitsanforderungen des Kunden anpassen.

Über die Verwaltung Ihrer analogen Akten hinaus haben Sie, auch unterwegs, stets einen (optionalen) Zugriff auf digitalisierte Dokumente. Mit der komfortablen Recherche finden Sie jedes PDF-, JPG- oder Office-Dokument auf Ihrem zentralen Server. Innerhalb von Sekunden haben Sie das Dokument "auf dem Schirm".

Das Digitalmodul macht ArciSoft zu einer hybriden Aktenverwaltung. Beim Anlegen eines digitalen Dokuments weisen Sie diesem einfach den Pfad zum Ordner auf dem Fileserver zu.

Nutzen Sie die Software auch zur Verwaltung Ihrer Digitalisierungsprozesse, die sich, erfahrungsgemäß, über längere Zeiträume erstrecken. ArciSoft unterstützt jeden einzelnen Schritt, wie die Vorbereitung, die Selektion, den Scanvorgang, die Qualitätskontrolle, die Klassifizierung, die Verschlagwortung und die bedarfsgerechte Speicherung.
Das Programm hilft Ihnen zu unterscheiden, welche Dokumente nach der Digitalisierung wiedereingelagert oder vernichtet werden. Der Bearbeitungs-Status ist jederzeit nachvollziehbar. Sie ersparen sich damit schwierige und zeitaufwändige Sucharbeiten.